Derfor bør du ikke bruge Excel til din vagtplan

Dette er fx tilfældet, hvis I stadig laver jeres vagtplaner i Excel. Som virksomhed er I sikkert startet i Excel, fordi det var det der, at det gav mest mening i starten. Det var måske nemt at komme i gang med, men nu sidder I muligvis i den situation, at Excel ikke kan alt det I gerne vil. Og at det er alt for tungt at arbejde med.

Hvis det er tilfældet, så bør I overveje at skifte til et stykke vagtplan-software, som er langt mere fleksibelt og nemt at arbejde med i forhold til Excel.

Vi giver dig her en række gode grunde til at droppe Excel og komme over på en nemmere og mere effektiv vagtplansløsning.

Excel er ikke for alle, og det kræver træning og erfaring at arbejde med programmet. Har du en ny medarbejder, som skal varetage vagtplanen, kræver det derfor i mange tilfælde, at denne medarbejder tager et Excel kursus, før han eller hun kan forstå og redigere vagtplanen.

Dette gør det utroligt ineffektivt og dyrt at bruge Excel. Især hvis det skifter, hvem der skal vedligeholde vagtplanen.

Selvom der nu findes en online version af Excel, så er Excel grundlæggende set ikke lavet til at blive delt. Har du derfor medarbejdere, der skal kunne tilgå din vagtplan, kræver det for det første at de har et Excel-licens (som ikke er helt billigt) samt at de enten får adgang tildelt på mail eller logger ind og ser Excel arket online.

Før dette overhoved kan komme på tale, kræves det, at du selv opsætter rettigheder på celler og ark, og er man ikke 100% sikker på, hvad man laver, så risikerer man at åbne sin vagtplan for redigering til folk, der egentlig ikke burde have adgang til det.

Deler I jeres vagtplan ved at printe og udlevere den til medarbejderne, vil I med garanti opleve en masse bøvl, hvis der sker opdatering i vagtplanen. At få styr på disse opdateringer, vil sandsynligvis kræve, at der sendes mails og SMS’er ud.

Der kommer hele tiden nye opdateringer til Excel, og det er ikke altid at et regneark lavet i ældre versioner er kompatibelt med nyere versioner.

Derfor kan du i nogle tilfælde være nødt til at genskabe din vagtplan i den nye version af Excel, hvis den vagtplan du tidligere har brugt, ikke fungerer med den nye version af Excel, som du netop er begyndt at bruge.

Mange forbinder Excel med en billig løsning til ens vagtplan, men tager man den tid man bruger i Excel og det besvær Excel som vagtplan medfører med i udregningen, er det måske slet ikke så billigt endda. Programmet Excel koster i sig selv omkring 80 DKK ekskl. Moms per måned per bruger for virksomheder.

Er der flere, der skal kunne administrere vagtplanen, kan man blot gange prisen med dette antal medarbejdere.

Er du på farten, og skal du hurtigt have et overblik over, hvem der er på arbejde lige nu, så er Excel nærmest umuligt at overskue, medmindre du finder din computer frem.

Med det rette vagtplan software er dette slet ikke nødvendigt, og du kan hurtigt få et overblik på mobilen. Alt lige fra timesedler, tidsregistrering og vagtbytte er gjort nemt.

Hvis du føler dig mest bekvem ved Excel kan du fortsat benytte dig af ugeskema skabeloner.