5 fordele ved online vagtplanlægning

5 fordele ved online vagtplanlægning.

Overvejer du at anskaffe dig et online vagtplansystem til at administrere dine ansatte? Få overblikket over alle fordelene her.

5 fordele ved online vagtplanlægning
Kristian Emil Larsen

Kristian Emil Larsen
31 Juli 2020  · 7 min læsetid

Det er sent aften – faktisk for sent til, at du stadig bør være på arbejde, i hvert fald ifølge din familie, der venter på dig. Men der er du så, med hovedet dybt begravet i tekstbeskeder og håndskrevne sedler, der er skrevet med kragetæer så grimme, at du knapt kan tyde dem. Du mærker hovedpinens ankomst langsomt snige sig ind, men du beslutter dig alligevel for at prøve at ignorere den og holde fokus. 

Fælles for alle beskederne er, at de fortæller noget om, hvornår dine medarbejdere er tilgængelige til at kunne arbejde og hvornår de ønsker at få fri. Alt dette skal forhåbentligt, inden for nogle timer, blive til den kommende vagtplan. Deadline for færdiggørelsen af vagtplanen er samme aften og selvom hovedet er træt og dunkende efter en lang uge, er du stadig nødsaget til at få vagterne til at gå op i en højere enhed. 

Du prøver i de næste timer at danne dig et overblik over alle ønskerne, inden du bruger endnu flere timer på at sammensætte forskellige teams på de forskellige dage. Du forsøger endvidere at opdele personalet i de rigtige roller for at kunne levere den bedste service og efter mange timers kamp når du endelig øjeblikket, hvor du bare tænker SÅ! Efter en hård kamp, har du vagtplanen færdig. Eller i hvert fald tilstrækkelig færdig. Der er stadig en del ledige vagter, men ikke desto mindre vurderer du den færdig nok til, at du er klar til at dele den med dine medarbejdere, der venter ivrigt på den. 

Du går på Facebook, finder arbejdsgruppen, opretter et nyt indlæg, hvor du vedhæfter den nye vagtplan inden du trykker på “offentliggør” knappen.

Lettet sætter du dig tilbage i stolen, tager en dyb indånding inden du pludseligt hører lyden af din telefon der vibrerer på bordet. En besked er lige tikket ind. Den er fra en medarbejder, som skriver: “Du har givet mig en vagt d. 15. hvor jeg altså bad om fri!”. Du lukker øjnene et kort øjeblik og ønsker dig væk. I hvert fald for en kort stund… 

“Jeg kigger på det” svarer du inden du skriver bag øret, at du skal finde en afløser til vagten. 

Det går nok, tænker du. Nu er der heldigvis en hel måned til, at du igen skal gentage dette helvede… 

Lyder dette som dig? I så fald er du ikke alene. Næsten 80% af alle der laver vagtplaner planlægger efter denne utilstrækkelige metode og oplever den samme tunge hovedpine som dig. 

Måske har du tænkt på at skifte til en online løsning der gør det hele lettere, men har af din chef fået et nej hertil, fordi I ikke kan retfærdiggøre udgiften, eller også har du fået “jamen vi har altid gjort sådan her og det er gået fint” talen. 

Hvis du tænker på, hvordan du kan undgå disse udmeldinger én gang for alle, så er du uden tvivl kommet til det rette sted. 

Hos Relion forstår vi, hvordan I, i forretningen, kæmper med høje lønomkostninger, stigende husleje og ikke mindst udgifter til råvarer og andre livsnødvendige ting. I er med andre ord under enormt pres, hvilket blot understreger vigtigheden i at skaffe ekstra tid og spare, hvor der nu spares kan. 

For at hjælpe jer med at frigøre ekstra tid, holde lønomkostningerne nede og ikke mindst skabe et gladere og sundere arbejdsmiljø har vi samlet alt, du som ejer eller leder har brug for, for at kunne opnå succes med vagtplanlægningen. 

For at kunne gøre vagtplanlægning til den letteste og mest effektive opgave på din to-do-liste bør du overveje, hvilken hjælp et online vagtplanlægningssystem kan tilbyde din virksomhed. Der er 5 overordnede fordele ved at anvende et online vagtplansystem, som vi her kommer omkring:

1. Bedre kommunikation mellem ledere og medarbejdere.

81% af alle medarbejdere foretrækker at arbejde i en virksomhed, der værdsætter åben kommunikation over en lang liste af medarbejdergoder og fordele.

Med den tilhørende medarbejder-app til dit online vagtplansystem, kan du nemt samle alt lige fra fri-ønsker til vagtbytte og dermed imødekomme behovet for en bedre kommunikation. 

Læs også:  Gratis medarbejder-app fra Relion

2. Øget medarbejder-engagement.

70% af alle medarbejdere engagerer sig sjældent i seneste nyt fra deres arbejdsplads, hvilket kan føre til kostbare fejl, lav morale og ikke mindst tabt omsætning.

Når du anvender et online vagtplansystem får dine medarbejdere både overblik over vigtige informationer, men også deres vagter, arbejdstimer og løn, hvilket har bevist at øge medarbejder-engagementet betydeligt. 

3. Motiverede medarbejdere bliver længere.

Udgiften ved konstant at skulle rekruttere nye medarbejdere løber nemt op i tusindvis af kroner hvert år. Faktisk kommer over 20% af virksomheder i restaurationsbranchens udgifter i forbindelse med rekruttering og oplæring af nye medarbejdere.

Derfor er det afgørende at du holder på dine medarbejdere. En vigtig metode hertil, er ved at imødekomme deres behov for fleksible arbejdsforhold.

Med et program til online vagtplanlægning skabes der fleksibilitet, eftersom at det gøres nemmere at imødekomme fri-ønsker, men også fordi medarbejderne får nemmere ved at bytte vagter internt.

Læs også:  Vagtbytte med Relion 

4. Øgede besparelser med en online vagtplan.

Når du lægger din vagtplan online sparer du op til 80% af tiden det almindeligvis tager at få puslespillet til at gå op.

Funktioner som skabeloner, automatisk udfyldning af vagtplanen og overblik over fri-ønsker gør bare hele processen meget nemmere.

Når du sparer tid, sparer du også penge. Især når tiden i stedet kunne bruges på at udvikle din forretning.

Læs også:  4 fordele ved automatisk vagtplanlægning

5. Online vagtplanlægning giver mere tid.

Ledere bruger nemt mere end 5 timer om ugen på vagtplans-relaterede opgaver når de anvender gammeldags løsninger. Med et online vagtplansystem kan alt dette gøres på blot få minutter om dagen.  

Ikke nok med at du sparer penge på at samle din vagtplan på 80% kortere tid, så bliver det også nemmere at vedligeholde vagtplanen på daglig basis.

Med et online vagtplanlægning kan du nemt registere mødetider, få overblik over vagtbytte og ikke mindst lave løn på rekordtid.

Læs også:  Vagtplan møder lønsystem

Opret din første vagtplan i dag.

Læs mere om Relion.

Dyk ned i fordelene med simpel vagtplanlægning.

Relion modtager investering fra serieiværksætter.